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["Aufgabenliste Maiball 2012"]
[]
["bis wann?","Was?","Kontakt","Wer?",null,"muss noch","erledigt","sonstiges"]
["jetzt","Vertrag mit der Big Band",null,"Patrick"]
[null,"Übersicht über die Finanzen",null,"Mridul"]
[null,"Orchester: Kontakt und Noten","Clara","Patrick"]
[null,"Kontaktdaten: Liste vervollständigen und Verteiler aktualisieren",null,"Lara"]
["generell/laufend","Kontakt zur Studienstiftung → Hr. Arnold, Fr. Dörner, Hr. Teufel zeitig einladen und auf dem Laufenden halten ",null,"Francie"]
[null,"Aktualisierung der Webseiteninhalte",null,"Webmaster"]
["  Dezember 2011 ","Havana: erste Kontaktaufnahme (Termin festlegen) und Menu (wegen der Menu-Karten), über Gutscheinsystem sprechen, klar machen, dass wir die Menukarten drucken und Änderungen rechtzeitig bekannt gegeben werden, ggf Mitternachtssnacks","HAVANA\nBenjamin Huckele\n06221-38934334\nb.huckele@viva-eventgastronomie.de\n","Dani"]
[null,"DJ organisieren","DJ\nNiklas Haarstick\nEmail: Niklas.Haarstick@web.de\nPhone: + 49 / (0)6221 / 71 98 201\nmobil: + 49 / (0)177 / 93 97 811 \n","Patrick",null,null,null," mit Niklas alles weitere sehr einfach, da er seit langem dabei ist und sich auskennt. Andernfalls sind folgende Punkte zu beachten bzw. abzuklären: \n Technik, benötigte Anlage → in Zusammenarbeit mit der Stadthalle abklären\n was für Musik\n Ablauf des Ballabends \n wann Soundcheck\n Höhe der Gage \n"]
[null,"DJ: Höhe der Gage","Clara/Mridul??","Patrick"]
[null,"Stadthalle: Termin für 2013","Stadthalle Herr Waschner\n06221-142260\nwaschner@heidelberg-marketing.de\n"]
[null,"Noten fürs Orchester","Clara ??","Patrick"]
[null,"Sponsoring","MLP, Studienstiftung, …","Francie",null,null,null,"MLP hat schon zugesagt"]
[null,"Saal für Tanzkurs organisieren -  Bonifatiuskirche HD, Pfarrsaal...\n- Wo war das letztes Jahr? --> Clara fragen\n- Edith-Stein-Haus\n- Tanzlehrer: David, Marcus?\n","ggf Clara","Natalya"]
[null,"Website: Layout anpassen","ggf Michael","Webmaster",null,null,null,"Details siehe eigene Liste"]
[null,"Karten/Menu: \n- Sponsoren\n- Havanna --> Speiseplan\n- Druck der Karten\no Stefan anschreiben!\n",null,"Vera, Dani"]
[" Januar 2012","Vertrag mit der Studienstiftung ausmachen","Herr Arnold zum Unterschreiben"]
[null,"Quadrille organisieren"]
[null,"Orga Stadtführung: \n- Eine Samstags für die, die auch den Tanzkurs machen, eine Sonntags gegen Mittag (eine Stunde nach Checkout: 11Uhr, Gepäck kann in der JuHe gelassen werden)\n",null,"Vera"]
[" Februar 2012","Havana: Menü/Preisvorschlag beantragen und evtl. verhandeln\nMenü für Bezahlbüffet\nSektempfang, Mitternachtsimbiss (auf MB-Kosten)\n","Havana (s.o.)","Dani"]
[null," Orchester: ca. 3 Monate vorher Besetzung klären \n (2-3 x 1 Vl., 2-3 x 2. Vl., 2 x Va., 2 x Celli, Kontrabaß, Klarinette, Horn, Oboe, Flöte)\n ca. 2 Monate vorher: Noten verschicken\n","Orchester --> persönliche Kontakte??","Patrick"]
[null,"Deko: \n- Tischläufer und Vasen im Keller von Jonas\n- Bleibt bei dunkelrot \n- Vasen und Teelichthalter nachkaufen (woher  Clara)\n","ggf Clara","Vera, Dani"]
[null,"Website: Freischaltung der Anmeldung, Vorbereitung des Orgabereiches ",null,"Webmaster"]
[" März 2012","Fotograf organisieren"]
[null,"Sponsoring --> Zusagen und Geld da",null,"Francie"]
[null,"Website: Bearbeitung von allen anmeldungsbezogenen Anfragen (bis nach dem Ball)",null,"Webmaster, Lara"]
[null,"Website:  Zahlungserinnerungen, Stornos und Nachrückermails verschicken (laufend von etwa März bis Mitte Mai), auch für die Jugendherberge!",null,"Webmaster"]
[" April 2012","Havana: Menü und Termin nochmal checken","Havana (s.o.)","Dani"]
["Anfang Mai 2012","Stadthalle: Sitzplan festlegen (Saal (372), Empore (136) → 508 Plätze)\nTechniker festlegen\nBühnenaufbau klären (Big Band o.ä.)\nZahl, Art der Mikros\nTechnik (Anlage → vorher mit DJ/Band/Big Band o.ä. abklären, was genau gebraucht!)\nZeiten für Auf- Abbau abklären (→ vorher Zeitplan erarbeiten)\nProbenraum für Orchester\nZahl der Umkleiden\nsonstige Extras\n--> persönliches Treffen mindestens 2 Wochen vor dem Ball","Stadthalle Herr Waschner\n06221-142260\nwaschner@heidelberg-marketing.de\n"]
[null,"Havana: Zahl der Mitternachtsimbiss endgültig festlegen, \nVerpflegung MB-Orgas + evtl. Andere klären und absprechen\n","Havana (s.o.)"]
[null,"Orchester: ca. 2 Wochen vorher Infos: Probe, Dresscode, Ablauf des Abends, Notenständer","Orchester --> persönliche Kontakte??"]
[null,"generell: \nPLANUNG DES BALLABENDS\n Erstellung eines Ablaufplanes (→ Bsp. siehe unten)\n wer, wann Auf- bzw. Abbau?\n Welche VIP's? --> Verantwortliche (\"VIP-Paten\") bis zur Quadrille\n Reservierungen: wer, wo, Anzahl (Sitzplan erstellen)\n Soundchecks bzw. Proben\n Gastgeschenk für Redner besorgen\nModeration überlegen"]
[null," Tanzkursanmeldung anpassen und freischalten (bis etwa Anfang/Mitte Mai)",null,"Webmaster"]
[null,"Pärchenspiel: Spiel kurz vor dem Ballabend ; Dosen besorgen",null,"Natalya, Vera"]
["Ballabend","Aufbau: … ???                                                             Vasen im Keller von Jonas"]
[null,"Orchester am Ballabend: Empfang, Betreuung, Auftritt abklären, wann Probe im Nebenraum, wann Anspielprobe auf der Bühne","Orchester","Patrick"]
[null,"generell am Ballabend: BALLABEND:\n Gesamtkoordination (Übersicht über Aufgaben, zu erledigende Dinge, Beteiligte → Liste mit Telefonnummern!!)\n Absprache mit Technikern\n Absprache mit Havana\n Betreuung Orchesters, DJ\n Empfang der VIP's\n Moderation (vorher Text vorbereiten, Soundcheck, Mikros organisieren etc.)\n evtl. zwischendrin Kontakt mit Sicherheitskräften bei evtl. Problemen\n und zum Schluss: stets auf Überraschungen und Chaos direkt am Ballabend vorbereiten sein ;-)\n"]
[]
["nach dem Ball","Fotos einstellen (nach dem Ball)",null,"Webmaster"]
[null,"gemeinsames Treffen =)"]
[]
[]
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["für das nächste Treffen:"]
["Gutscheinsystem für Orga und VIPs: zB ein Hauptgang und zwei Getränke"]
["Mitternachtssnacks --> anderer Nachtisch?"]
["Showact: \n- Viva voce, acapella  Vera \n- Tanzformation in der Hinterhand\n"]

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["Ich hab hauptsächlich die offizielle Mailingsadresse verwaltet. Also Fragen beantwortet, Anfragen oder Stornierungen weitergeleitet usw.\nMein Vorschlag wäre, dass man meine Aufgabe bisschen umstrukturiert, sodass derjenige, der die ganzen Mails über Stornierungen kriegt auch die Stornierungen machen kann und auch die ganzen Daten von den Kartenreservierungen hat. Ich musste nämlich fast alle Mails letztes Jahr an Michael weiterleiten, weil er alle Infos hatte und das war unnötiger Aufwand."]

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